Wann beginnt das Onboarding?

Mit der Zusage, nicht am ersten Arbeitstag. Zwischen Vertragsunterschrift und Start liegen oft Wochen, in denen neue Mitarbeitende unsicher sind oder noch andere Angebote erhalten. Ein kurzer Anruf, eine Willkommensnachricht mit den wichtigsten Informationen zum ersten Tag und, wo es passt, eine Einladung zu einem Teamtermin schaffen Verbindlichkeit.

Wie lange sollte die Einarbeitung dauern?

Das hängt von Aufgabe und Vorerfahrung ab. Als Orientierung hat sich bewährt, die Einarbeitung bis zum Ende der Probezeit zu planen, mit festen Gesprächen nach der ersten Woche, nach etwa einem Monat und vor Ende der Probezeit. Fachlich anspruchsvolle Aufgaben brauchen oft länger.

Was macht ein Pate bei der Einarbeitung?

Ein Pate ist eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege, die oder der in den ersten Wochen für alle Alltagsfragen da ist: Wo finde ich was, wen frage ich wofür, wie läuft das hier wirklich? Der Pate ist nicht die Führungskraft, sondern Ansprechpartner auf Augenhöhe. Dafür braucht er Zeit, die im Arbeitsplan eingeplant ist.

Was gehört zum ersten Arbeitstag?

Ein vorbereiteter Arbeitsplatz mit Kleidung, Werkzeug oder Rechner und Zugängen, eine persönliche Begrüßung durch die Führungskraft, ein Rundgang mit Vorstellung im Team, die Sicherheitsunterweisung, wo sie vorgeschrieben ist, und eine erste sinnvolle Aufgabe. Und ein gemeinsames Mittagessen, das wirkt oft mehr als jede Präsentation.

Onboarding neuer Mitarbeiter planen

Wer eine Fachkraft gewonnen hat, hat sie noch nicht gehalten. Gutes Onboarding beginnt mit der Zusage und endet nicht vor dem Ende der Probezeit. Es folgt einem festen Plan: vorbereiteter erster Tag, ein Pate für Alltagsfragen, ein Einarbeitungsplan mit klaren Zwischenzielen und drei vereinbarte Gespräche. So wird aus einem guten ersten Eindruck eine Entscheidung zu bleiben.

Viele Betriebe investieren viel Zeit und Geld, um überhaupt passende Bewerbungen zu bekommen. Wie das gelingt, beschreibt unser Beitrag Fachkräfte finden und binden. Umso ärgerlicher ist es, wenn neue Mitarbeitende nach wenigen Wochen wieder gehen. Der Grund ist selten das Gehalt. Häufiger ist es das Gefühl, nicht erwartet worden zu sein, niemanden fragen zu können oder nicht zu wissen, was eigentlich erwartet wird. Genau hier setzt ein strukturiertes Onboarding an.

Phase 1: Zwischen Zusage und erstem Tag

Die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn wird oft unterschätzt. Neue Mitarbeitende sind in dieser Phase noch nicht angekommen, manchmal laufen andere Gespräche weiter.

Kontakt halten: Ein kurzer Anruf der künftigen Führungskraft nach der Zusage und eine Nachricht einige Tage vor dem Start.
Informationen zum ersten Tag: Wann und wo, wer empfängt, was mitbringen, wo parken.
Formalitäten vorab klären: Vertrag, Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz, Unterlagen für die Lohnabrechnung. Was vorher erledigt ist, belastet den ersten Tag nicht.
Arbeitsplatz vorbereiten: Arbeitskleidung in der richtigen Größe, Werkzeug, Rechner, Zugänge, Schlüssel, Spind.
Team informieren: Wer kommt, wann, in welcher Rolle, und wer ist Pate?

Phase 2: Der erste Tag und die erste Woche

Der erste Tag prägt das Bild, das neue Mitarbeitende von Ihrem Betrieb mitnehmen. Er sollte geplant sein, aber nicht überfrachtet.

Persönliche Begrüßung durch die Führungskraft, nicht durch einen Zettel am Empfang.
Rundgang durch den Betrieb mit Vorstellung der Kolleginnen und Kollegen, mit denen die neue Person zu tun haben wird.
Sicherheitsunterweisung und alles, was für die Arbeit vorgeschrieben ist.
Übergabe an den Paten, der für alle Alltagsfragen da ist.
Eine erste sinnvolle Aufgabe, damit am Abend ein Ergebnis steht.
Gemeinsames Mittagessen mit Pate oder Team.

Am Ende der ersten Woche steht das erste kurze Gespräch mit der Führungskraft: Wie war die Woche? Was ist unklar? Was fehlt?

Phase 3: Der Einarbeitungsplan

Ein Einarbeitungsplan beschreibt, was die neue Person bis wann können und kennen soll und wer ihr dabei hilft. Er muss nicht lang sein, aber er muss konkret sein.

Zeitraum	Ziel	Beispiele
Woche 1 bis 2	Ankommen und Orientierung	Abläufe der Abteilung kennen, Ansprechpartner kennen, erste Aufgaben unter Anleitung
Woche 3 bis 6	Selbstständig in Standardaufgaben	Wiederkehrende Aufgaben ohne Anleitung erledigen, Pate nur noch bei Fragen
Bis Ende Probezeit	Volle Rolle übernehmen	Eigene Verantwortung für einen Bereich, erste Verbesserungsvorschläge

Beschriebene Abläufe erleichtern die Einarbeitung erheblich, weil die neue Person nachlesen kann, statt immer fragen zu müssen. Wie Sie Abläufe dafür festhalten, lesen Sie im Beitrag Prozesse dokumentieren.

Erklären Sie neben dem Fachlichen auch, wie bei Ihnen gearbeitet wird: Wie werden Entscheidungen getroffen, wie wird mit Fehlern umgegangen, was ist im Umgang miteinander wichtig? Wenn Sie Ihre Unternehmenswerte erarbeitet haben, ist das Onboarding der Moment, in dem sie zum ersten Mal erlebbar werden.

Phase 4: Drei Gespräche, die zählen

Planen Sie drei feste Gespräche zwischen Führungskraft und neuer Person ein, am besten schon am ersten Tag mit Termin:

Nach der ersten Woche: Ankommen, offene Fragen, erster Eindruck.
Nach etwa einem Monat: Stand im Einarbeitungsplan, was läuft gut, wo braucht es Unterstützung? Fragen Sie auch, was der neuen Person bei Ihnen auffällt. Der frische Blick ist wertvoll.
Vor Ende der Probezeit: Rückblick, Entscheidung, Ziele für die nächsten Monate. Für beide Seiten sollte es keine Überraschung sein.

Ein hypothetisches Beispiel: Angenommen, ein Kunststoffverarbeiter in Südwestfalen mit 70 Mitarbeitenden hat erlebt, dass mehrere neue Maschinenbediener in den ersten Monaten wieder gegangen sind. In Gesprächen zeigt sich, dass sie sich im Schichtbetrieb allein gelassen fühlten. Der Betrieb führt daraufhin einen festen Ablauf ein: Anruf nach der Zusage, ein Pate aus derselben Schicht, ein Einarbeitungsplan auf einer Seite und drei terminierte Gespräche. Die Paten bekommen dafür feste Zeit im Schichtplan. Nach einem Jahr schaut der Betrieb gemeinsam mit den Paten, was sich bewährt hat und was angepasst werden muss.

Onboarding als fester Ablauf

Damit Onboarding nicht vom Engagement einzelner Führungskräfte abhängt, sollte es ein fester, beschriebener Ablauf sein, mit einer Checkliste, die vom Personalverantwortlichen, der Führungskraft und dem Paten gemeinsam genutzt wird. Fragen Sie neue Mitarbeitende nach einigen Monaten, was gut war und was gefehlt hat, und verbessern Sie den Ablauf danach. Wenn sich zeigt, dass Zuständigkeiten für Einarbeitung und Führung grundsätzlich unklar sind, ist das ein Hinweis auf ein Thema für Organisationsentwicklung.

Gutes Onboarding spricht sich herum. Neue Mitarbeitende erzählen in ihrem Umfeld, wie sie aufgenommen wurden, und genau diese Erzählungen prägen Ihren Ruf als Arbeitgeber. Wie Sie diesen Ruf gezielt aufbauen, beschreibt die Seite Employer Branding.

Checkliste: Onboarding neuer Mitarbeitender

Nach der Zusage meldet sich die künftige Führungskraft persönlich.
Informationen zum ersten Tag sind vorab verschickt.
Vertrag und Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen sind vor dem Start erledigt.
Arbeitsplatz, Kleidung, Werkzeug und Zugänge sind am ersten Tag bereit.
Ein Pate ist benannt und hat Zeit dafür im Arbeitsplan.
Der erste Tag ist geplant: Begrüßung, Rundgang, Unterweisung, erste Aufgabe.
Ein Einarbeitungsplan mit Zwischenzielen bis zum Ende der Probezeit liegt vor.
Die drei Gespräche sind von Anfang an terminiert.
Neue Mitarbeitende werden nach einigen Monaten nach ihren Erfahrungen gefragt.
Der Onboarding-Ablauf ist beschrieben und wird regelmäßig verbessert.

Ihr nächster Schritt

In H-CORE.START 90 klären wir mit Ihnen, was Ihren Betrieb als Arbeitgeber ausmacht, und bauen den Weg von der Stellenanzeige bis zum Ende der Probezeit so auf, dass er sich messen lässt. Wie gut Ihr Unternehmen heute als Arbeitgeber aufgestellt ist, zeigt der H-CORE.CHECK. Mehr dazu unter Employer Branding.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung zum Arbeitsrecht.

Quellen

Nachweisgesetz (NachwG)

Onboarding neuer Mitarbeitender: Die ersten Monate im Mittelstand richtig planen